回顧與練習
這堂課談企業如何運用寫作、訪談與觀察，促進內部溝通，提升工作效率，以及產生創新的機會。
練習一 簡報應用
能否將你的提案或報告先寫成一篇六頁（約三千～五千字）的文章，再寫成一頁（約六百字）的重點摘要。請運用精準寫作的技術撰寫，寫完後再製作成簡報；但在開會時先將報告發給與會者閱讀，再進行討論。最後再用投影片呈現幾個圖片與圖表，加深同仁印象。看看這個嘗試會不會更有效率。▼
精準寫作應用篇 第十九課 企業內隱知識外顯化之練習心得
說也湊巧，每次在寫《精準寫作》課後練習，都會有實際生活案例可以拿來應用。這次倒數第二篇的精準寫作輸出，剛好在我遇到工作瓶頸時出現，意外的成為課後練習素材。
日前接到一份公司內部的任務，我必須負責調查工廠的產能，為何遠低於 20 年前的建廠設計，這中間到底出了什麼問題？我必須提出一份簡單易懂的調查報告。
這不是一件簡單的任務，不僅超過我原本的工作範疇，更別提要追溯 20 年前的建廠設計，以及回溯這 20 年來的產線變革，所以我在撰寫報告的過程中，時常卡關。
剛好，我的寫作練習的進度來到第十九課，而這課主要的核心，是把一間企業內部的內隱知識，透過精準寫作流程將它外顯化，讓企業內部知識能夠加速流通，激發更多創新想法，提升競爭力。
這不就是我正需要的救命稻草嗎？
我靈機一動，利用這次第十九課的課後練習，嘗試把公司的內隱知識（產能設計），轉化為外顯易懂的調查報告，最後順利完成任務。
而這樣的寶貴經驗怎麼可以只有我知道，在這篇練習心得，要和大家分享三個東西，一是我在撰寫報告遇到的瓶頸，二是我用了什麼方法、如何嘗試解決，以及最後我反省出哪些收穫。
撰寫報告時，我遇到的三個瓶頸
第一個瓶頸，是我的調查報告不曉得為誰而寫。下筆的時候，我一方面想要為自己而寫，把所有不熟悉的產能知識全部梳理清楚，找出產能落差的真正原因。但另外一方面，又擔心把真相寫得過於直白，導致報告出去會讓周邊單位不開心，或者是被外單位拿去作武器反打自己部門。所以，一開始有的段落寫的客觀直白，有的卻畏縮曖昧，自己看了都快精神分裂。
再來也因為寫作對象跳來跳去，選擇用詞的時候陷入兩難，到底是寫得白話一點，讓所有人都看得懂？還是要假設讀者都具備背景知識，專業名詞給它安心連發？如果白話太多，對有背景知識的人而言太囉嗦，但全部都用專業名詞，對外單位可能不太友善。
這是我第一個瓶頸，換位思考的對象錯亂。
第二個困境，我時常撰寫報告到一半，發現自己還有不懂的地方，又得回去翻閱相關資料，反反覆覆下來導致撰寫效率低落，甚至打擊信心，覺得自己是笨蛋！還因此延伸出第三個困境。
第三個困境，我陷入了單人作戰模式，我以為靠自己就能夠「思考」出產能落差的原因，就能夠透過資料庫的統計分析，找出埋藏 20 年的真相。結果是，一個人單打獨鬥沒有比較快，由於缺乏對產線上下游的完整認識，報告推論時常發現前後矛盾，或是充滿漏洞，無法完整解釋產能落差原因。
這三個瓶頸互相交錯糾結了，卡了我好幾天，報告難產自己也難受，所以我決定照著第十九課的練習指引，重新來過一遍。
三個瓶頸都有解法，我是怎麼處理的？
第一個換位思考的瓶頸，很明顯是沒做好 ROA 思考就倉促下筆寫報告。寫作對象確定下來，報告方向才會清楚，用字遣詞才會貼近讀者。所以我從頭做了 ROA 確認，決定這份報告先為了我而寫，目標是把產線的上下游全貌全部掌握住，讓產能落差的根本原因如實浮現，最後再以這份最客觀的報告為基底，根據報告對象進行內容再製，當 ROA 策略出來了，寫作對象錯亂的瓶頸也就解開了。
這樣的 ROA 思考也幫助我鬆開第二瓶頸，讓反覆翻閱資料的頻率大幅降低，因為我確認好要先為滿足自己的好奇心而寫，所以資料蒐集的邊界也就出來了，除了產線本身的認識，產線上下游的資訊也被我列入蒐集範圍，確保所有已知的產能資料，都被我收集完畢，而且我要求自己，在打報告之前，必須先充分吸收這些材料資訊，才能下筆敲鍵盤。做好了事前規劃，讓我順利解決反覆尋找資料的困境。
不過，這邊也得強調一點，無論事前準備做得再周全，下筆之後還是會冒出意料之外的想法、困惑，需要回頭去找資料來驗證，畢竟，寫報告就跟寫作一樣，有些真相是在過程中才會逐漸浮現，是你事前無法預料的。當我認知到這樣的必然，即使後來還是會需要挖找資料，但這代表我又往真相多前進了一些，反而能坦然接受困惑的出現，不會過度責怪自己準備不夠充分。
而這樣的坦然、接收一個人的能力總有極限，也幫助我解決一人困獸之鬥的瓶頸，替我拿掉不必要的自我驕傲感。
我開始嘗試向前輩、同事、外單位請教問題，發現產能的議題其實多年前已經有人整理過，只不過時空背景不同，當初談的是如何精進產能，現在談的是產能落差，但本質一樣是對產能的分析比較。透過前輩提供的資訊與報告，解開我對於產能的認知迷霧，我還借用了前輩解析的架構與手法，分析 20 年前的建廠設計，不僅提升撰寫報告的速度，也提高了報告的完整度，這絕對是單人作戰無法達到的效果。第三瓶頸就此打破。
以上三個瓶頸，先靠著 ROA 思考，做好目標確認與事前準備，解決掉寫作對象錯亂，與反覆浪費時間查資料兩個瓶頸，而放下自大心態，懂得開口尋求協助，則讓我打破第三個單人獨鬥瓶頸。
最後分享三個，在這次經驗中，兌換出來的珍貴收穫。
從這次經驗兌換出的三個收穫
第一個收穫，透過這次的應用練習，讓我對產線運作有了更高的大局觀，能以更少的力氣做出更多的貢獻，因為我更清楚知道哪些東西是重點，而哪些東西即使努力下去也是白費力氣，因此能夠專注在有意義的業務上，減少其他無謂的力氣浪費。
第二個收穫，來自於前輩熱心的分享，讓我更重視平常與同事間的人際關係，以及有價資訊的收集。在人際關係，平常就要主動提供協助，遇到困難時，對方才會樂意傾囊相助，一旦這樣的人際互動慣性運作起來，會讓同事間、部門間的運作更加順利，做起事來也就更加輕鬆簡單。而有價資訊的保存，則是平常就要有意識地去保留它，例如公司內部的知識文件，或許與原本的工作範疇不是完全相關，但只要能夠對自身業務有更廣泛的了解，那就有保存下來的價值，幫助未來的自己，更從容的面對業務之外的挑戰。
第三個收穫，就是反省自己寫報告的自大心態。原本以為對於公司的運作非常熟悉，只要靠著先前寫作練習累積的「實力」，就能靠本能寫好報告，後來發現主題實在太龐大，而且不是靠自己一個人就能迅速了解，最後還是得回歸到精準寫作的流程，做好 ROA 思考，以及事前準備，才能有效梳理繁雜的資訊，產出有結構、有邏輯、有價值的調查報告。尊重專業、尊重方法，才能夠保護好自己的時間與精力，這是我第三個收穫。
以終為始，才能事半功倍
總結這次的練習心得，我再次體驗到，無論是寫作還是工作，都要抱持以終為始的態度，才能事半功倍，包含下筆前先做好 ROA 思考，後面的寫作就會順暢，而平常打好人際關係，遇到問題才敢請求外援協助；以及做好源頭的知識收集與管理，下筆就能更迅速篤定。
最後提醒你，也提醒我自己：先思考，再行動，去獲取更好的結果。
